Una transacción por operación
El cliente dura; cada operación tiene su propio expediente.
Aquí está el cambio de mentalidad más grande del CRM, y el que más confusión ahorra: el lead es el CLIENTE, no la operación. Una persona te compra una casa este año, vende la suya el siguiente y refinancia en tres. Es un cliente y tres operaciones.
Por eso cada operación vive en su propia transacción, con su propia carpeta de documentos y sus propios correos. Como dice la propia pantalla: «Un cliente persiste en el tiempo; cada compra, venta o refinanciamiento vive en su propia transacción».
La primera se abre sola
No hay que crearla. Al dar de alta el lead, la plataforma abre su primera transacción, y el tipo sale del tipo de lead: un comprador abre una Compra, un vendedor abre una Venta, una renta abre una Renta. Un lead de doble cierre abre una Compra, porque esa operación siempre empieza por ahí.
Si por lo que sea no se abriera, el lead se crea igual y la operación se abre a mano desde la pestaña. Nunca se pierde un alta por esto.
Cómo se lee una transacción
- El código: año, cliente y número de operación dentro de ese cliente. Es el que se dice por teléfono.
- El estado, que es uno de seis: Abierta, En trámite, En pausa, Cerrada, Se cayó o Archivada. Las tres primeras cuentan como activas.
- Los accesos rápidos a «Ver carpeta» y «Ver correos», que abren la Carpeta y la correspondencia filtradas por esa operación.
- «Abrir expediente», que lleva al expediente de la transacción, donde pasan las cinco lecciones siguientes.
La etapa del pipeline y el estado NO son lo mismo
Es el error más común. La etapa (Nuevo, Contactado, En Contrato, Cierre) describe dónde está el CLIENTE en tu proceso comercial. El estado describe cómo va ESA operación. Un cliente puede estar en Cierre con una transacción cerrada y otra recién abierta.
Y hay una consecuencia práctica que conviene saber antes de que te sorprenda: reportar el cierre en el tablero no cierra la transacción. Son dos gestos distintos, en dos sitios distintos.
El Perfil del cierre
Al abrir una transacción nueva, la plataforma pide cinco respuestas: el lado que representas, el tipo de fondos, el tipo de propiedad, la forma de contrato y el condado. Cinco preguntas, y de ellas salen la lista de pendientes, los relojes de Florida y la calculadora del condado.
La forma de contrato importa más de lo que parece, porque decide qué plazos corren: FR/BAR AS IS, FR/BAR estándar, CRSP u otra. Puedes contestar ahora o más tarde, y hay una casilla para crear de una vez la lista de pendientes de ese cierre.
