Anatomía de un workflow
Disparador, filtros, pasos y comportamiento.
Todo plan son tres cosas, y el constructor está literalmente organizado con esos tres títulos: «Cuando pasa esto…», «Solo si…» y «…se ejecuta este timeline».
El disparador
Hay más de veinte. Los que más se usan: «Lead creado», «Cambio de etapa», «Lead sin actividad», «Intake enviado», «Documento firmado», «Cita próxima», «Cliente no llegó a la cita», «Cumpleaños (anual)» y «Aplicación manual», que es el plan que aplicas tú a mano cuando decides.
Los filtros
«Solo si…» acota a quién le aplica: la etapa, el tipo de lead, si es VIP, la fuente, la ciudad. Los operadores son «es igual a», «es distinto de», «contiene», «es mayor que», «es menor que», «tiene valor» y «está vacío». Sin filtros, se dispara siempre.
Y aquí hay un detalle que ahorra semanas: mientras escribes el filtro, la pantalla cuenta cuántos de los leads que tienes hoy lo cumplirían. Si te dice que ninguno, revísalo ANTES de encender el plan, no después de un mes preguntándote por qué no pasa nada.
Los pasos y sus tiempos
- Nueve tipos: «Email», «SMS», «WhatsApp», «Tarea», «Notificación interna», «Mover de etapa», «Iniciar otro plan», «Detener otro plan» y «Webhook saliente».
- Cada paso se agenda relativo al anterior, en minutos, horas o días.
- Un paso puede llevar sus propias condiciones: «Este paso solo si…».
- Los textos admiten campos que se sustituyen por los datos reales, y la pantalla te enseña «Así se verá» antes de guardar.
El comportamiento, que es lo que evita el desastre
- «Pausar si el contacto responde»: una respuesta por WhatsApp, SMS o correo, o una llamada de más de dos minutos y medio, pausa el plan y te avisa. Es la casilla más importante de esta pantalla.
- «Completar al cambiar de etapa»: si el lead avanza, el plan se da por cumplido y se detiene solo.
- «Permitir re-inscripción»: para los planes que sí deben repetirse, como los de fechas.
Sin la primera, tu automatización le manda el correo tres del día cinco a alguien que ya te contestó el día uno. Es exactamente la diferencia entre un seguimiento y un acoso.