Anatomía de un workflow
Disparador, filtros, pasos y comportamiento.
Todo plan son tres cosas, y el constructor está literalmente organizado con esos tres títulos: «Cuando pasa esto…», «Solo si…» y «…se ejecuta este timeline».
El disparador
Hay más de veinte. Los que más se usan: «Lead creado», «Cambio de etapa», «Lead sin actividad», «Intake enviado», «Documento firmado», «Cita próxima», «Cliente no llegó a la cita», «Cumpleaños (anual)» y «Aplicación manual», que es el plan que aplicas tú a mano cuando decides.
Los filtros
«Solo si…» acota a quién le aplica: la etapa, el tipo de lead, si es VIP, la fuente, la ciudad. Los operadores son «es igual a», «es distinto de», «contiene», «es mayor que», «es menor que», «tiene valor» y «está vacío». Sin filtros, se dispara siempre.
Y aquí hay un detalle que ahorra semanas: mientras escribes el filtro, la pantalla cuenta cuántos de los leads que tienes hoy lo cumplirían. Si te dice que ninguno, revísalo ANTES de encender el plan — no después de un mes preguntándote por qué no pasa nada.
Los pasos y sus tiempos
- Nueve tipos: «Email», «SMS», «WhatsApp», «Tarea», «Notificación interna», «Mover de etapa», «Iniciar otro plan», «Detener otro plan» y «Webhook saliente».
- Cada paso se agenda relativo al anterior, en minutos, horas o días.
- Un paso puede llevar sus propias condiciones: «Este paso solo si…».
- Los textos admiten campos que se sustituyen por los datos reales, y la pantalla te enseña «Así se verá» antes de guardar.
El comportamiento, que es lo que evita el desastre
- «Pausar si el contacto responde»: una respuesta por WhatsApp, SMS o correo, o una llamada de más de dos minutos y medio, pausa el plan y te avisa. Es la casilla más importante de esta pantalla.
- «Completar al cambiar de etapa»: si el lead avanza, el plan se da por cumplido y se detiene solo.
- «Permitir re-inscripción»: para los planes que sí deben repetirse, como los de fechas.
Sin la primera, tu automatización le manda el correo tres del día cinco a alguien que ya te contestó el día uno. Es exactamente la diferencia entre un seguimiento y un acoso.