Cambiar de CRM asusta por una razón concreta y legítima: el miedo a perder años de contactos, notas y contexto. La buena noticia es que una migración es un procedimiento, no una apuesta. Esta guía sirve para mudarte a cualquier sistema, no solo al nuestro.
1. Exporta antes de decidir nada
Los sistemas más usados del sector (Follow Up Boss, kvCORE, Lofty, GoHighLevel) exportan CSV de forma nativa, así que el primer paso es sacar el archivo y mirarlo, aunque todavía no hayas elegido a dónde te mudas. Ese archivo te dice dos cosas incómodas y útiles: cuántos contactos tienes de verdad y en qué estado están.
Exporta todo lo que el sistema permita en una sola pasada: contactos, notas, etiquetas y, si se puede, la actividad. Y guarda ese CSV original sin tocarlo. Todo lo que sigue se hace sobre una copia.
2. Limpia el CSV: media hora que ahorra un mes
- Quédate con las columnas que vas a usar: nombre, apellido, teléfono, correo, fuente, etapa, agente asignado, fecha de creación y notas. El resto solo estorba en el mapeo.
- Normaliza los teléfonos a un formato único. Es la columna que más duplicados falsos genera.
- Ordena por correo y por teléfono y busca duplicados. La regla que funciona: gana el registro con más actividad reciente, no el más antiguo.
- Decide qué haces con los muertos. Un contacto sin actividad en tres años y sin correo válido no merece mudanza: apártalo en otro archivo, no lo borres.
- Revisa la columna de etapas. Si el sistema viejo tenía nueve y el nuevo tiene cinco, decide la equivalencia ahora y por escrito, no lead por lead durante la importación.
3. Importa en dos tandas
Nunca la base entera de golpe. Primero cincuenta registros de prueba, incluidos a propósito los casos raros: el que tiene dos teléfonos, el que no tiene correo, el que lleva acentos y eñes en el nombre. Revisas cómo quedaron, sobre todo los acentos y las fechas, y recién entonces subes el resto. Si algo se mapeó mal, corregirlo con cincuenta filas es un minuto y con cinco mil es una tarde.
4. Verifica con números, no con sensación
- Conteo: cuántas filas tenía el CSV y cuántos contactos hay ahora. Si no cuadra, cuadra la diferencia antes de seguir.
- Etapas: cuántos hay en cada una, comparado con el sistema viejo.
- Muestra manual: abre diez expedientes al azar y comprueba que las notas están completas y legibles.
- Asignación: que cada lead tenga el agente correcto. Un lead sin dueño es un lead perdido, aunque esté impecablemente importado.
5. Los siete días siguientes
Aquí es donde se gana o se pierde la migración, y no tiene que ver con los datos: tiene que ver con la gente. La regla es una y es dura: el sistema viejo se cierra. Si el equipo puede volver, vuelve, y en dos semanas tienes dos bases a medias y ninguna fiable.
La primera semana conviene revisar cada día lo que se registró: si un agente no está anotando llamadas, no es que no quiera, es que todavía no sabe dónde. Ese es un problema de quince minutos si se ve el martes y de tres meses si se descubre en octubre.
Si prefieres no hacerlo tú, en nuestro caso la importación por CSV del CRM es gratis y autoservicio, y hay migración asistida o white-glove si quieres que lo hagamos nosotros: las opciones y los precios están en la página de precios. Y el paso a paso dentro de la plataforma, en el curso CRM de agencia.