Lección 01 · 6 min 6 min
Tu primer documento a firmar
Del PDF al envío, en cuatro pasos.
Galilei Sign vive en «Firmas» y también dentro de cada expediente. Enviar un documento son cuatro pasos —«Documento», «Firmantes», «Campos» y «Revisar y enviar»— y esta lección recorre los dos primeros.
El documento
- Solo PDF, hasta 25 MB. Si está protegido con contraseña, quítasela antes: la plataforma no puede abrirlo y te lo dirá.
- Ponle un título que reconozcas dentro de seis meses, no «documento final v3».
- Elige el «Tipo de documento». La plataforma sugiere uno leyendo el nombre del archivo y la primera página, pero la elección es tuya y queda registrada como evidencia de clasificación.
- Vincúlalo a un expediente si corresponde: al completarse, el documento firmado se archiva solo en la Carpeta de esa transacción.
Un detalle de formato que ahorra disgustos: al firmarse, el documento lleva un pie con su número de serie. Deja unos dos centímetros libres al final de cada página para que no se solape con tu contenido.
Los tres niveles legales
Según el tipo que elijas, la plataforma se comporta de tres maneras distintas. Es lo más importante de esta lección.
- «Firma electrónica válida»: el caso normal. Sigues sin fricción.
- «Requiere tu aceptación de limitaciones»: antes de enviar te muestra un texto legal y tienes que marcar que continúas bajo tu responsabilidad. Esa aceptación se guarda y aparece en el certificado de auditoría.
- «No se puede firmar aquí»: la plataforma te bloquea. Escrituras, hipotecas, pagarés, poderes y declaraciones juradas exigen notarización y, en algunos casos, testigos.
Ese bloqueo no es una carencia del producto. Es lo que evita que firmes electrónicamente una escritura y lo descubras en el registro, cuando ya no tiene arreglo.
Los firmantes
- Cada persona lleva nombre, correo y su rol: «Firma», «Recibe copia» o «Firma presencial».
- «Agregar rápido» te pone al cliente del expediente o a ti mismo sin escribir nada.
- Elige el orden: «Uno tras otro» —cada persona recibe el documento cuando termina la anterior— o «Todos a la vez».
- Dos firmantes no pueden compartir el mismo correo. Es el error que más rebota al enviar.
Tip: Usa «Uno tras otro» solo cuando el orden importe de verdad: cuando tú firmas después del cliente, o cuando el broker cierra. En todo lo demás, «Todos a la vez» parte el tiempo del ciclo a la mitad porque nadie espera por nadie.