Casi todos los CRM de este sector saben archivar. La prueba de si además cierran es seguir a un lead de punta a punta y ver cuántas veces hay que salir del sistema para hacer algo. Este es ese recorrido, pantalla por pantalla.
Entra por CSV, no a mano
El primer día no se teclea nada: se importa. Sale un CSV del CRM anterior, se mapean las columnas —nombre, teléfono, correo, fuente, etapa, notas— y entran los contactos con su historial. Cómo se prepara ese archivo para que no entre basura lo contamos aparte en migra tus leads.
Y hay una regla que se aplica desde ese mismo momento: los leads son de la agencia. Si un agente se va, se quedan, con su historial completo, y se reasignan el mismo día. Esa frase parece administrativa y es la más cara de todas cuando falta.
El kanban es tuyo, no del proveedor
Las etapas se ajustan a como trabaja tu agencia, no al revés. El tablero se filtra por agente, así que el broker ve el pipeline real de cada persona en vez del que se cuenta en la reunión del viernes, y mover una tarjeta es mover el negocio: la etapa que se ve es la que dispara alertas y automatismos.
Un expediente, no un contacto
Cada lead abre su propio expediente: conversaciones, documentos, citas y actividad en un solo lugar, visible para los roles que trabajan ese negocio. Es la diferencia entre una agencia que tiene historial y una que tiene recuerdos: cuando la conversación vive en el teléfono personal de alguien, la agencia no sabe lo que pasó y el cliente lo nota en la primera pregunta repetida.
Temperatura y scoring, sin preguntarle a nadie
Cada lead trae su score y su temperatura —frío, tibio, caliente— calculados con lo que hizo: qué vio, qué guardó, cuántas veces volvió, hace cuánto que no responde. Los leads calientes que llevan días sin actividad se marcan en riesgo, que es la alerta que más dinero salva porque avisa antes de que alguien se acuerde de preguntar.
Quién más ve el expediente
En una transacción de Florida no trabaja solo la agencia. El lender, el abogado de título y el coordinador entran al mismo expediente y ven exactamente la parte que les toca — no el CRM entero, no las notas internas, no lo que hablas con tu cliente. Eso resuelve dos cosas a la vez: se acaba el reenvío de documentos por correo, que es donde se pierden las versiones, y nadie termina con acceso a lo que no le corresponde.
Vale la pena preguntar por esto en cualquier producto que evalúes, porque tiene consecuencias de costo: en el nuestro esos profesionales no ocupan asiento de tu agencia —cada uno paga su plan y trabaja con las agencias que lo inviten—, pero no todos funcionan igual, y descubrirlo en la factura es caro.
Y cuando se gana, la comisión se calcula sola
Al cerrar, el negocio pasa al Libro de Ventas con su comisión calculada: GCI, splits y overrides al día, exportables a contabilidad. Y cuando se pierde, se registra por qué y en qué etapa — que es el dato con el que se arregla el mes siguiente. Este es el punto donde la mayoría de los CRM se despiden y empieza la hoja de cálculo paralela; y una hoja paralela, tarde o temprano, se convierte en la única verdad.
El detalle completo del módulo está en la página del CRM, y el recorrido guiado, en el curso CRM de agencia de la Academy. Si estás comparando opciones —las nuestras y las otras—, los doce criterios que de verdad deciden están en cómo evaluar un CRM inmobiliario.